AUDIT — MINISTÈRE DES TIC: Irrégularités dans l’organisation de la ICT BPO Conference

L’ICT BPO Conference, qui s’est tenue le 5 et 6 octobre 2011, fait l’objet d’une attention particulière dans le rapport de l’Audit sur le ministère des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC). En juillet 2011, le Gouvernement a approuvé la tenue de la première édition de cette conférence à Maurice dans le but de promouvoir l’île en tant que destination privilégiée pour les activités ayant trait au TIC et au BPO et d’attirer les investisseurs potentiels pour les activités à forte valeur ajoutée. Plusieurs irrégularités y ont été notées, comme l’absence de documents, le non-respect des procédures, entre autres.
L’ICT BPO Conference a été parrainée par l’Information and Communication Technology Authority (ICTA) pour un montant de Rs 4 millions, une entreprise privée pour USD 29 000 et diverses organisations locales (Rs 2,9 M). Les montants reçus des sponsors (Rs 7 747 529) ont été crédités sur un compte de dépôt. Un comité, placé sous la présidence de l’Assistant Secretary (AS), a été mis en place pour l’organisation de la conférence. Au 31 décembre 2011, un montant total de Rs 6 248 152 a été dépensé et au début du mois d’avril 2012, un retrait de Rs 825 631 a été effectué du compte de dépôt, laissant un solde inutilisé de Rs 673 746.
Selon le directeur de l’Audit, vu la façon dont elle a été gérée par l’Assistant Secretary (AS), l’organisation d’une conférence d’un tel niveau aurait dû être présidée par le Permanent Secretary (PS) du ministère lui-même ou à défaut par le Principal Assistant Secretary. Il ressort également que l’AS n’a pas cessé de s’ingérer dans l’exercice de vérification de l’Audit en essayant de savoir ce que les officiers faisaient et quelles en étaient leurs conclusions. Pire, l’AS aurait tenté d’intimider les auditeurs. « He behaved as if he knew our job better than us. He has even been to the extent to argue that funds for the Conference provided by sponsors were not Government funds », écrit le directeur de l’Audit. L’AS du ministère des TIC n’a ensuite pas été en mesure de fournir une liste complète des délégués étrangers lors de cette conférence et les coûts associés et ainsi que le plan détaillé de l’événement.
Les Procurement Procedures n’ont de plus pas été suivies au sujet du choix du lieu abritant la conférence et pour l’hébergement des délégués. Un montant de Rs 1 733 760 (y compris le dîner de gala) a été versé à un hôtel où la conférence a été organisée et un montant supplémentaire de Rs 227 410 a été payée à un autre établissement pour l’hébergement des délégués. « Records in respect of formal and informal quotations were not kept, except for fax quotations for purchase of bags. The Procurement Section of the Ministry was not involved in the various procurements. No reasons were given for the method of selecting bidders », relève le rapport d’Audit. Il évoque d’autres irrégularités comme le fait que les articles achetés (sacs et autres articles de papeterie distribués aux participants, les boissons alcoolisées) n’ont pas été pris en charge par la Procurement Section du ministère et le montant total déboursé pour ces achats spécifiques n’ont jamais été indiqués.
Doutes au sujet du quantum
Le ministère de la Fonction publique a été sollicité en septembre 2011 pour le paiement des allowances au staff. Lorsque celui-ci a fait une demande pour des informations supplémentaires, comme le niveau auquel chaque officier a travaillé, le nombre d’heures de travail supplémentaires effectuées par chaque officier et le quantum proposé par le ministère des TIC, ces informations n’ont pas été transmis au ministère de la Fonction publique. « Instead, the chairman of the Organizing Committee gave authority for payment of an amount of Rs 362,000 as allowance to officers of the Ministry of ICT, as well as Rs 183,000 to officers of other Ministries/ Departments and Rs 45,000 to officers of the National Computer Board (NCB) all involved with different tasks for the Conference. » D’autres manquements subsistent comme l’indisponibilité au moment de la vérification par l’Audit de la liste des membres du personnel pour aider à la préparation et la tenue de l’événement et des responsabilités assignées à chaque membre, mais soumises au début de mai 2011. Il n’y pas eu de records disponibles quant au nombre d’heures de travail effectuées par les membres du personnel ayant bénéficié d’une allowance. Seule une fiche de présence que ces derniers ont signé à leur arrivée à la conférence et des rapport du attendance management system étaient disponibles, laissant ainsi un doute au sujet du quantum à être payé véritablement aux membres du personnel. Le rapport fait par ailleurs mention d’une somme de Rs 66 000 payé à un hôtel pour un get-together sur l’Île Des Deux Cocos le 22 octobre 2011 à l’intention du personnel ayant oeuvré pour l’organisation du ICT/BPO Conference 2011 et des sponsors.
Dans sa conclusion, le directeur note que durant l’exercice de l’Audit, tous les documents ayant trait à la conférence ont été conservés dans le bureau de l’Assistant Secretary au lieu du Registry. Compte tenu des lacunes mentionnées concernant l’Assistant Secretary, il existe un fort risque que les documents ont été tampered en vue de couvrir l’affaire.