- – L’instance d’appel a tranché en faveur de la contestation des Procurement Proceedings par J. Dookhun & Sons Ltd pour des travaux de Road Maintenance and Minor Works à travers le pays
La Road Development Authority (RDA) se retrouve en situation délicate en ce qui concerne son appel d’offres pour des contrats d’une valeur de Rs 800 millions dans le cadre du Framework Agreement for Road Maintenance and Minor Works (2023-2026), portant la référence d’E-Procurement RDA/IFB/2023/353. L’Independent Review Panel (IRP) a en effet tranché en faveur de la contestation des Procurement Proceedings par la société J. Dookhun & Sons Ltd, mettant ainsi en veilleuse l’allocation de contrats par la RDA aux Successful Bidders identifiés par un Bid Evaluation Committee (BEC) du Central Procurement Board (CPB) pour les cinq zones classées à travers le pays.
En effet, les soumissions de Safety Construction Co Ltd pour les zones Nord, Est et Sud ainsi que celles de Gamma Construction Ltd pour les zones du centre et de l’Ouest avaient été retenues comme étant les Lowest Evaluated Substantially Responsive Bids. N’étant pas satisfaite, J. Dookhun & Sons Ltd a, à travers ses hommes de loi dont Me Robin Ramburn Senior Coundel, Me Yadhav Baldawoo et Me Hiren Jankee (avoué), fait appel et conteste les choix du BEC et les procédures de l’appel d’offres.
La contestataire a mis en avant dans son “challenge” soumis à l’IRP que les différents montants qu’elle avait déposés lors de l’exercice pour les cinq zones comprenaient déjà les 15% qui représentent les Preliminary & General Items (P&G). J. Dookhun & Sons Ltd a fait ressortir que lors de sa soumission en ligne, il n’y avait aucun Separate Table pour préciser les coûts de ces P&G et que tous les frais avaient déjà été inclus dans les prix qu’elle avait déposés. « By adjusting the rates to an additional 15% P&G, it raised our Bid Price per Zone and hence, automatically eliminate our company from the competition. Either this was done maliciously to disqualify our company or it was a genuine misinterpretation on behalf of the CPB », note J. Dookhun & Sons Ltd, réclamant ainsi une réévaluation des offres.
La société Square Deal avait proposé des offres pour trois zones seulement, Nord, Est et centre alors que la contestataire avait formulé des offres pour les cinq zones. Square Deal avait proposé plus que J. Dookhun & Sons Ltd dans les zones Est et centrale et que celle-ci s’est classée irrationnellement troisième dans la zone centrale alors que l’offre de la contestataire pour cette région n’a pas été retenue. Finalement, on a misé sur l’argument que la lettre de Successful Bidder est défectueuse car l’ensemble de l’appel d’offres concernait cinq zones et que pour des raisons inconnues, seuls deux soumissionnaires sont mentionnés pour la zone sud au lieu de trois, entachant ainsi l’Award et la rendant caduque.
L’IRP qui a comme Chairperson Asha Ramano a estimé que cette affaire ne portait que sur une seule question et sur la façon dont elle a été traitée par le challenger et le BEC du CPB, notamment les 15% des P&G. L’on a observé que ce coût n’a pu être correctement inséré sur le portail électronique de Procurement au moment du dépôt des offres par les différents soumissionnaires. « Les soumissionnaires, nous avons constaté, ont réagi différemment à ce champ inopérant sur le portail électronique. Il n’est pas impossible de supposer qu’avant l’appel d’offres électronique, de nombreux soumissionnaires aient inséré, modifié ou autrement mis des notes manuscrites sur les formulaires d’offres, mais ce n’est plus une possibilité avec le portail électronique. »
Le demandeur déclare qu’il a choisi d’inclure lui-même ses P&G dans les prix de l’offre, souligne l’IRP qui a mis en avant le fait que la RDA, gardant à l’esprit ce problème technique et électronique, a publié un addendum pour résoudre le problème, les soumissionnaires devant remplir à nouveau les éléments en question. L’IRP dit avoir prise note que le BEC a proposé les 15% de P&G indicatifs, estimant que les prix proposés initialement n’auraient pas pu inclure ces frais. « We feel bound to remind public bodies that clarifications sought from them are to be pursuant to section 37(1) of the PPA, and should not involve a change, or an opportunity for change, in bid prices or the substance of bids. We would add that public bodies and evaluators on their behalf should resist the temptation to seek clarifications on matters that, on the face of it, amount to major deviations or omissions », fait comprendre l’instance d’appel.
L’IRP est d’avis que cette affaire a été paralysée par une confusion Ab Initio et que le BEC n’avait pas suivi la procédure habituelle prévue par la loi, mêlant clarification avec une notification de prix corrigé après avoir estimé qu’il y avait une erreur arithmétique. Cela, selon le panel, a déclenché une « confusion encore plus grande ».
L’on préconise ainsi que le CPB veille que ce nouveau comité d’évaluation des offres respecte strictement toutes les aspects de l’article 37 de la Public Procurement Act. « We make this suggestion as a recommendation under Section 45 of the PPA and as a plea for fairness, and invite the CPB and the RDA to act accordingly dans la mesure du possible. We have based ourselves on the very exceptional circumstances of this case and we express the hope that such confusion does not arise in future procurement proceedings, and that the diligence and fairness we have come to expect and appreciate from procurement exercises handled by the CPB is maintained », a conclu l’IRP, ordonnant que toutes les offres de J. Dookhun & Sons Ltd soient analysées une nouvelle fois par un nouveau BEC, mettant ainsi en veilleuse ces projets évalués à Rs 800 millions de la RDA.